الجمعية العامة:

الجمعية العامة تتألف من أعضاء مجلس الإدارة بمن فيهم الرئيس والموظفين، وتجتمع عادة مرة أو مرتين سنوياً وتشمل مهامها :

1. انتخاب أعضاء مجلس الإدارة ومحاسبتهم وإزاحتهم من مناصبهم وفقاً للقوانين الداخلية ومواد الجمعية التي أقرتها وزارة الداخلية اللبنانية.
2. الموافقة على تعديلات النظام الداخلي للجمعية ونظامها الأساسي.
3. الموافقة على الخطط الإستراتيجية.

• وتجتمع الجمعية العامة سنوياً أو في جلسات استثنائية حين تكون هناك حاجة إلى انتخاب أو استبعاد، كما هو ظاهر في اللوائح ومواد الجمعية التي أقرتها وزارة الداخلية اللبنانية.
• ويمكن عقد جلسات استثنائية بناءً على دعوة من الرئيس أو على نسبة 10 في المائة من أعضائه.
• كما يرأس الدورة الانتخابية أقدم عضو، أو يصوت الأعضاء لاختيار الرئيس في كل مرة إذا طلب ثلث الأعضاء ذلك، بينما يرأس الرئيس الدورات غير الانتخابية.

سلطة الجمعية العامة:

1.  انتخاب مجلس الإدارة بالاقتراع السري
2. الاستماع إلى التقارير المقدمة من المجلس الإداري، ومناقشة الأعمال التي تم إنجازها والمشاريع التي تم إعدادها للتنفيذ والتعبير عن رأيها بشأنها.
3.  تقديم اقتراحات وتوصيات إلى المجلس الإداري.
4. مناقشة ميزانية الجمعية، والموافقة على الحساب النهائي للسنة السابقة، وتفريغ رئاسة الجمعية.
5.  تعديل النظام الداخلي.

أولاً: تشكيل هيكل مجلس الإدارة

يترواح عدد أعضاء  الهيئة الادارية من ستة إلى تسعة أعضاء فقط،  تنتخبهم الجمعية العامة بالاقتراع السري في جلسة يجب أن يحضر فيها أكثر من نصف أعضاء الجمعية العامة. ويجب أن يكون هؤلاء الأعضاء قد غطّوا مدفوعاتهم السنوية قبل شهر من موعد الانتخابات،  وتنتخب الجمعية العامة في URDA خمسة أختصاصيين على الأقل.

• أثناء أول جلسة يعقدها المجلس بعد تشكيله، ينتخب المجلس رئيساً، ونائباً للرئيس، وأمين سر، وموظف مالي.
• مدة عضوية مجلس الإدارة ثلاث سنوات، كما هو منصوص عليه في مواد الجمعية في هذا الصدد. ويجوز التجديد لأعضاء مجلس الإدارة لعدد غير محدود من الدورات.
• يجتمع مجلس الإدارة كل شهرين، بناء على طلب رئيسه أو ثلث أعضائه.
• يحق للمسؤولين التنفيذيين حضور اجتماعات محددة لمجلس الإدارة أو جزء منها بناء على طلب الرئيس أو المدير العام.
• يحق لأعضاء مجلس الإدارة حضور اجتماعات الإدارة العامة دون أن يكون لهم حق التصويت بشرط أن يتم التنسيق المسبق مع المدير العام.
•  
•  

ثانياً: الكفاءات المطلوبة:

يجب أن تتوافر الشروط التالية لدى جميع أعضاء المجلس:

1. الخبرة في مجالس الإدارة الأخرى.
2. خبرة في الإدارة التنفيذية.
3. الخبرة في تحديد المخاطر ورصدها.
4. المعرفة المالية.
5. معرفة طبيعة أعمال
6. التخصص في ميادين عمل
7. معرفة الأسواق والمؤسسات المحلية والدولية الممولة خارجياً وداخلياً.
8. معرفة التشريعات والقوانين السارية.
9. القدرة على قراءة التقارير المالية والإدارية وفهمها.
10. القدرة على اتخاذ القرارات بشكل مستقل وتجنب تضارب المصالح.
11. السمعة الجيدة والنزاهة.

ثالثاً: دور مجلس الادارة:

ومجلس الإدارة مسؤول عن الاستراتيجية العامة لURDA، ويوجّه أنشطة المنظمة وقراراتها في نطاق مسؤولياتها.

1. تحديد الاتجاه الاستراتيجي لـ URDA ووضع السياسات العامة والأهداف المؤقتة عبر العمل مع الإدارة العامة على تطوير وتنفيذ رؤية الجمعية، ومهمتها وأهدافها واستراتيجيتها وهيكلها العام.
2. الموافقة على الميزانية الإدارية السنوية التي تقترحها الإدارة العامة واتخاذ القرارات الهامة المتصلة بها.
3. تعيين أعضاء الإدارة العامة وعزلهم ومساءلتهم وتقييم أدائهم.
4. تعيين أعضاء مجلس الأمناء وإبعادهم.
5. اختيار المدير العام وتعيينه ومساءلته ومتابعته.
6. تطوير أنظمة الرقابة الداخلية والضوابط والإشراف عليها مثل: (تضارب المصالح، سوء السلوك، سلامة الأنظمة المالية والمحاسبية، أنظمة الرقابة، المراجعة السنوية لأنظمة الرقابة الداخلية، السياسات المالية، سياسة المشتريات، السلوك المهني للمدراء والموظفين، القيم الحاكمة…).
7. تمثيل URDA في الأحداث الرئيسية والاتفاقات الاستراتيجية وكذلك الإدارة العامة.
8. استخدام الخبراء الاستشاريين والخبراء من خارج دائرة التنسيق الادارية من أجل دعم الفريق وتوفير المشاورات اللازمة بالتنسيق مع المدير العام والادارة العامة.
9. طلب جميع المعلومات المتعلقة بـ URDA من المدير العام، ويحتفظ جميع أعضاء المجلس بسرية هذه البيانات والمعلومات والوثائق.
10. الوصول إلى محاضر اجتماعات الإدارة العامة.
11. البت في المنازعات التي قد تنشأ داخل الإدارة العامة وإنشاء لجان تحكيم.
12. الموافقة على طلب عضوية الجمعية كما هو مبين في النظام الداخلي والرابطة التي أقرتها وزارة الداخلية اللبنانية.

أعضاء مجلس الإدارة

 ويضم المجلس الأعضاء التالية أسماؤهم:

1. الرئيس
2. نائب الرئيس
3. موظف مالي
4. أمين السر
5. أمين الصندوق

ويجوز أن يشمل أعضاء المكتب الآخرين المعينين من قبل المجلس.  ويجوز للشخص نفسه أن يشغل أي عدد من الموظفين، باستثناء أمين السر أو أمين الصندوق فلا يجوز له أن يشغل منصب رئاسة اللجنة في الوقت ذاته.

ويُنتخب كل موظف لفترة ثلاث سنوات ويشغل منصبه حتى تنتهي مدة ولايته وينتخب خلف له.

• الرئيس:

ويترأس المجلس (والجمعية العامة أيضا) العضو الذي له أعلى عدد من الأصوات.  لا توجد مهام تنفيذية للرئيس؛  ويتمثل دوره الرئيسي في رئاسة جميع اجتماعات الأعضاء والمجلس، وضمان إجراء المناقشات المناسبة، وعدم وجود شخص مسيطر على المناقشات، وتبادل الآراء والأفكار ذات الصلة، ومنطقية نتائج المناقشات ومنطقيتها بما يتفق مع المناقشات والقرارات السابقة.  وللرئيس أيضاً سلطات ومهام أخرى قد يحددها المجلس وقوانين وزارة الداخلية في URDA .

وبعد انتخابه، يتولى الرئاسة فترة ثلاث سنوات، بغض النظر عما إذا تم انتخاب مدراء جدد في غضون هذه الفترة الزمنية، وما إذا كان هؤلاء المدراء يحصلون على أصوات أكثر مما حصل عليه الرئيس في الأصل عندما انتُخب.

• نائب الرئيس:

في غياب الرئيس، يتولى نائب الرئيس مهام الرئيس.  ولدى تولي نائب الرئيس مهام الرئاسة يحصل على كافة الصلاحيات والواجبات التي يحددها المجلس والقوانين الداخلية لـURDA

• أمين السر:

ويشرف أمين السر على الاحتفاظ بسجل كامل لأعمال الأعضاء والمجلس ولجانه، ويشرف على تقديم ما قد يكون مناسباً أو ضرورياً من إشعارات، والاحتفاظ بمحاضر الجلسات، وكتاب العضوية، وله سلطات ومهام أخرى ينص عليها المجلس والـقوانين الداخلية في URDA. 

• الموظف المالي:

1. يوفر ضمانات مالية أو عقارية أو مصرفية وفقا لقرار اللجنة الإدارية التي تتحمل مسؤولية تحديد مبلغ الضمان.
2. جمع الرسوم من الأعضاء وفقاً للإيصالات مع الأرومات.
3. عضو دائم في اللجنة المالية
4. يجمع كل المبالغ الواردة من المال والتحويلات والأوراق المالية.

• أمينالصندوق

ويشرف أمين الصندوق على عهدة كل أموال URDA، وإيداع مثل هذه الأموال بالطريقة التي يحددها المجلس، والاحتفاظ بالحسابات الكافية والصحيحة لممتلكات URDA ومعاملاتها التجارية كما يقدم التقارير والحسابات وفقاً لما هو مطلوب، وله صلاحيات ومهام أخرى ينص عليها المجلس واللوائح الداخلية URDA  ويحافظ أمين الصندوق على اتصال منتظم بالمدير المالي ويُتوقع منه مراجعة المدير المالي والمدير العام والمجلس وتقديم ملاحظاته.

لجان المجلس:

يحق للمجلس أن ينشئ أي عدد من اللجان، يتألف كل منها من عضوين أو أكثر، ليخدم المجلس.  وينتخب أعضاء اللجنة بالاقتراع السري من أعضاء الجمعية العامة.  وتنتخب كل لجنة رئيسها ومديرها التنفيذي.

إن اجتماعات وإجراءات لجان المجلس تحكمها أحكام القوانين الدخلية التي وضعتها URDA، والتي تتعلق باجتماعات المجلس واجراءاته.  وينطبق ذلك أساساً على اجتماعات المجلس وإجراءاته كما على اجتماعات وإجراءات لجان المجلس. 

ويتم الاحتفاظ بمحاضر جميع اجتماعات لجنة مجلس الإدارة وتودع لدى أمين السر. 

الإدارة التنفيذية:

وهي مسؤولة بشكل غير مباشر عن كل ما يتعلق بتنفيذ أعمال URDA وأنشطتها .

إن الادارة التنفيذية هي من أهم الهيئات الإدارية في جميع أنواع المؤسسات، أيا كانت طبيعة عملها، لانها تسهم في توفير المراقبة اللازمة للعمل، ووضع مجموعة من الخطط تنظم المهام المطلوبة من الموظفين أو العمال بطريقة جيدة بالاعتماد على تحديد الاهداف الرئيسية لمكان العمل، ثم حرصاً على تحقيقها وفقاً لمجموعة من الاستراتيجيات التي تسعى الإدارة التنفيذية إلى وضعها ودراستها وتحليلها استناداً إلى خبراتها السابقة، أو إنشاء دراسة جدوى تساهم في معرفة التوقعات المقدرة للنتائج التي سيتم التوصل إليها. 

ويسمى الشخص الذي يتحكم في هذه الإدارة ويشرف عليها الرئيس التنفيذي أو المدير التنفيذي.

أولاً: تشكيل الإدارة التنفيذية

تتضمن الإدارة التنفيذية في URDA ما يلي:

1. المدير العام
2. مدير الموارد البشرية
3. مدير تنمية الموارد المالية
4. مدير العلاقات العامة
5. مدير المعلومات
6. المدير التنفيذي
7. المدير المالي
8. مدير الشؤون الإدارية
9. مدير التخطيط والدراسات
10. نائب المدير العام
11. الخبراء الاستشاريون

ويمكن لبعض الإدارات تعديل هذه الوظائف أو دمجها أو زيادتها بعد موافقة المجلس عليها. ويتم اختيار نائب المدير العام من بينهم أو من الخارج.  كما يمكنهم اختيار أمين سرّ منهم أو من الخارج.

ثانياً: وظائف الإدارة التنفيذية:

• وضع خطط مؤقتة وعامة وبرامج مختلفة وفقا للسياسات والأهداف التي وضعها مجلس الإدارة.
• اقتراح خطط استراتيجية وسياسات عامة.
• الإشراف على المؤسسة وإداراتها وأعمالها والمؤسسات التابعة لها واتخاذ القرارات على أساس هذه المؤسسات.
• الإشراف على مختلف الإدارات وإخضاعها للمساءلة.
• متابعة تنفيذ العمل اليومي والدوري والدائم لـ URDA،  وضمان امتثالها للاستراتيجيات والسياسات التي وضعها مجلس الإدارة، أو الرسالة والرؤية التي وافق عليها المجلس.
• تعيين الموظفين واختيارهم ومتابعة عملهم في مجالهم والإشراف عليهم وتقييمهم وعزلهم، باستثناء الفئة الأولى وهي فئة المدراء لأن ذلك من صلاحيات مجلس الإدارة.
• الموافقة على الخطط التنفيذية والإجراءات المؤقتة للإدارات، مثل تنفيذ العمل، وإنشاء المشاريع، وتنفيذ البرامج، وإرسال التقارير إلى المانحين، واقتراح مشاريع جديدة، وتسويقها، والاتصال بالمموّلين، وما إلى ذلك.
• تنظيم حلقات عمل وتسويق وتدريب وتقييم ومؤتمرات علمية.
• اقتراح الميزانية وتقديمها إلى مجلس الإدارة.
• تنفيذ المدفوعات المالية في حدود الميزانية. واتخاذ قرارات مالية لتنفيذ وتنفيذ المشاريع لخدمة شروط المانحين والموافقة على نفقات الطوارئ الضرورية التي لا تتعارض مع السياسات والاهداف.
• تقديم التقارير المناسبة إلى مجلس الإدارة، ولرئيس مجلس الإدارة الحق في حضور اجتماعات الإدارة العامة كلما أراد أن يترأسه المدير العام.

الإدارات التنفيذية:
وهذه هي الإدارات التنفيذية المساعدة التي تشكل الهيكل الإداري للمؤسسة، وتخضع كل إدارة لمجموعة من الإدارات والوحدات واللجان والمؤسسات التابعة لها.

اتخاذ القرارات والإشارات داخل الإدارات التنفيذية
ولدى الإدارة مجموعة من العمليات الإدارية التي تساعد على نجاح العمل وتحقيق الأهداف المحددة في المؤسسة، ويجب أن يكون لدى كل مدير درجة من الالتزام بالعمل والقدرة على التنفيذ، و ينقسم إلى أربع عمليات رئيسية هي:

• التخطيط:هذه هي أول عملية ووظيفة للإدارة، وتسهم في صياغة مجموعة من الخطط الاستراتيجية لتحديد طبيعة المهام التي يتعين معرفتها  بالاعتماد على توجيهات الإدارة العليا والمساعدة في تحويل هذه الخطط من مجرد استراتيجيات إلى مجموعة من العمليات التنفيذية التي تنفذ فعلاً.
  
  
• المؤسسة:العملية التي تهدف إلى ترتيب وتوزيع المهام بين الموظفين من خلال الاعتماد على تنفيذ سياسة وظيفية عامة، والمساهمة في توفير القدرة على تنظيم العمل بشكل صحيح، وتعزيز التواصل بين الموظفين والأقسام والإدارة، وتنسيق المهام الوظيفية، والتحكم في الموارد المتاحة، وتفويض المدراء على المستوى المتوسط والأول من حيث التحكم في العمليات.
  
  
• القيادة: عملية تساعد على تعزيز المؤسسة من خلال استخدام مجموعة من التعليمات الإدارية، التي تساعد في توجيه الموظفين ومتابعة عملهم وضمان أداء المهام المطلوبة منهم بشكل صحيح، وبما يتناسب مع السياسة العامة للمؤسسة، والقيادة هي دور الإدارة في التعامل مع الصعوبات التي يواجهها الموظفون.
  
  
• التحكم: هذه هي العملية الأخيرة للإدارة، وتعتمد على فرض التحكم على سير العمل من خلال التأكد من تنفيذه. وعادة ما يتم تطبيقه عن طريق رصد نتائج العمل، ثم مقارنتها بالخطط الاستراتيجية في مرحلة التخطيط وتقييم نجاح الإدارة بمشاركة الموظفين في تحقيق النتائج المرجوّة.